Budapesti Műszaki És Gazdaságtudományi Egyetem
Országos Műszaki Információs Központ És Könyvtár

Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltára
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltára
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltára

Iratkezelés

Az egyetemi szaklevéltár jogszabályban meghatározott feladata, hogy az egyetemi szervezeti egységek iratkezelési munkájához segítséget nyújtson. Ez magába foglalja az iratselejtezés és a levéltárba adás előkészítésében nyújtott szaktanácsadást és a jegyzőkönyvek záradékolását (vagyis a selejtezések engedélyezését, illetve a levéltárba kerülő anyag átadás-átvételét!).
Az ezzel kapcsolatos tudnivalókat az egyetem iratkezelési szabályzata tartalmazza.
Iratkezelési szabályzat 2017

A szervezeti egységek irattárainak vizsgálata, költöztetése során gyakran felmerülő probléma, hogy a régebben keletkezett iratok közül mit és mennyi ideig kell helyben megőrizni, illetve mely dokumentumokat kell átadni a levéltárnak és melyeket lehet selejtezni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy az egyetem eddigi összes iratkezelési szabályzatát elérhetővé tesszük.

Iratkezelési szabályzat, 2012
Iratkezelési szabályzat, 2009

Iratkezelési szabályzat, 2003
Iratkezelési szabályzat, 1994
Iratkezelési szabályzat, 1972
Irattári terv, 1972

További letölthető dokumentumok:
Selejtezési jegyzőkönyv-minta
Átadás - átvételi jegyzőkönyv


A levéltár iratkezeléssel kapcsolatos, ún. gyűjtőterületi munkájának rövid ismertetése

Összefoglalás

A munkafolyamat célja az egyetemen található, valamilyen szempontból maradandó értéket képviselő iratok pontos rendszerezése már a keletkezés/beérkezés pillanatától (ezért szükséges a szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése is), ezzel biztosítható ugyanis az iratokban található információk biztonságos és hosszú távú megőrzése (először a szervezeti egységeknél, majd a levéltárban).

Az egyetemen keletkezett és őrzött dokumentumok köziratok, kezelésük és megőrzésük közérdek. Ezt a közös érdeket szolgálja a BME Levéltár is, ahol az egyetemi polgárok és az állampolgárok gyorsan és könnyen hozzájuthatnak hiteles, jogbiztosító adataikhoz, illetve ismereteket szerezhetnek nemcsak az egyetem és szervezeti egységei történetéről, hanem oktatókról, hallgatókról, tantárgyakról vagy akár családjuk egy-egy, valamilyen módon idekapcsolódó tagjáról is.
Mindennek biztosításához a levéltárosok munkája már azoknál a szervezeti egységeknél megkezdődik, amelyek maradandó értékű iratokat hoznak létre (papíralapú és elektronikus iratok egyaránt).

A maradandó érték meghatározását, elkülönítését, biztosítását az iratkezelési szabályzatban található irattári tételszámok hivatottak elősegíteni. A levéltárosoknak gyűjtőterületi munkájuk során folyamatos kapcsolatot tartanak az illetékességi körükbe tartozó egyetemi szervezeti egységekkel: ellenőrzik iratkezelésüket, jóváhagyják a selejtezést, átveszik a maradandó értékű iratanyagot. A BME Levéltár illetékességi köre kiterjed az egész egyetemre, annak összes szervezeti egységére.

A munka fázisai:

1. Az iratkezelési szabályzat a levéltár szakmai véleményezése után, a levéltárral egyetértésben adható ki. Az iratok hosszú távú, biztonságos megőrzése érdekében a levéltár részt vesz az iratkezelési rend kialakításának véleményezésében, figyelmmel kíséri az iratkezelés rendszerének, folyamatának tervezését, meghatározását (akár papíralapú, akár elektronikus rendszerről van szó). 
A mindenkori hatályos iratkezelési szabályzat évenkénti felülvizsgálata, amelyben a levéltár szintén részt vesz, lehetőséget ad arra is, hogy a szervezeti egységek iratkezeléssel foglalkozó munkatársai javaslataikkal, problémáikkal a szabályzat gondozójához forduljanak (Kancellária Dokumentumkezelési Osztály).

2. A szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése magába foglalja az irattermelő szervezeti egységek, illetve a tőlük levéltárba került iratok pontos, naprakész nyilvántartását, amely a levéltár egyik alapfeladata. Az iratkezelés ellenőrzésének célja az iratkezelési szabályzat rendelkezései megvalósulásának vizsgálata, vagyis annak áttekintése, hogy az adott szervezeti egységben milyen az iratkezelés rendje és az irattározás gyakorlata. Ezt a levéltár személyes vagy kérdőíves felmérés alapján tudja elvégezni, praktikusan általában az iratátvételek vagy iratselejtezések lebonyolításakor.

3. Selejtezés engedélyezése: a szervezeti egységeknél keletkező, az irattári terv értelmében bizonyos idő után selejtezhető, levéltárba nem átadandó iratok esetében a levéltár jogszabályi kötelezettsége átvizsgálni a selejtezendő iratok körét a nem selejtezhető iratok megmaradásának biztosítására. Ennek pontos leírása megtalálható a mindenkori hatályos iratkezelési szabályzatban.

4. A maradandó értékű iratok begyűjtése: jogszabály alapján az irat keletkezésétől számított 15 év után kerülhetnek a levéltárba az iratok. Az átadás és a levéltárba szállítás módját szintén az iratkezelési szabályzat határozza meg. A levéltárba került anyagokból további selejtezés általában már nem történik, mivel az ide kerülő állomány már csak nem selejtezhető dokumentumokat tartalmaz. Az iratok levéltárba kerülése optimális esetben tervezetten történik, de vészhelyzet vagy költözés esetén van mód rendkívüli iratátvételekre is.
A levéltárba kerülést követően indul meg az iratállomány nyilvántartására, illetve feldolgozására és rendszerezésére irányuló munka, amelynek köszönhetően az egyes iratanyagok, illetve a bennük található információk az ügyfelek és kutatók rendelkezésére állnak.

2017. szeptember 20. szerda

minositett konyvtar logo

Nyitvatartás

Levéltár
Hétfő, kedd, csütörtök:
9:00-16:00
Szerda, péntek: ZÁRVA

Elérhetőségek

Ügyintézés, kutatás
1111 Bp., Műegyetem rkp. 3.,
K épület, földszint 19.

elerhetosegek tel+36 1 463-1703, 463-1030
Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.
elerhetosegek mail1111 Bp., Budafoki út 4-6. vagy 1518 Bp., Pf. 91.

Térképek

terkep k

Fontos linkek

Hirdetések