Egy 1846. június 25-én kelt irat a legelső dokumentum, amely Egyetemünk múltjából megtalálható az idén 50 éves Levéltárban, ezért ezt az iratot választottuk február hónap dokumentumának.
Az irat bemutatása előtt érdemes felidézni, pontosan mi és miért, mi alapján kerül a Levéltárba, ahol azokat szakszerűen rendszerezzük, megőrizzük és használatra bocsátjuk. Nálunk találhatók a Műegyetemen, illetve annak elődintézményeiben keletkezett, illetve oda érkező, maradandó vagy történeti értékű dokumentumok, beleértve a mindenkori központi és kari szervezeti egységek, az egyetemi társadalmi szervezetek, valamint kulturális és sportegyesületek iratait is. Gyűjtjük ezen kívül az egyetem jeles oktatóinak (irat)hagyatékait, az oktatók és volt hallgatók életút-interjúit, az egyetemi életükkel kapcsolatos személyes dokumentumokat, így fotók és kisebb tárgyi emlékek is megtalálhatók nálunk.
A maradandó vagy történeti érték meghatározása izgalmas szakmai feladat, amelyben a mindenkori iratkezelési szabályzatok fontos szerepet kapnak, segítve az egyetem munkatársait is annak érdekében, hogy az ilyen értéket képviselő egyetemi dokumentumok biztosan megmaradjanak és a Levéltárba kerülhessenek, ahol a hasznosulásuk biztosítható (adatszolgáltatási, kutatási vagy közművelődési-oktatási célra). A pontos meghatározás szerint maradandó értékű irat, amely a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető információt tartalmaz.
A mindenkori iratkezelési szabályzatok irattári tervei az iratokat tételekre (tárgyi csoportokra vagy iratfajtákra) tagolják, hogy az azonos típusú és információértékű dokumentumok élettartama, azaz megőrzési ideje egységes meghatározásra kerülhessen. Például a vezetői megbízások nem selejtezhetők (a jelenleg hatályos szabályzatban a 2. tételszám), hiszen az egyetem mindenkori történetének alapvető fontosságú kérdése, hogy kik vezetik az intézményt és annak szervezeti egységeit.
1846-ban ugyan még nem létezett iratkezelési szabályzat, de az ekkor megnyílt József Ipartanoda (a Műegyetem egyik elődintézménye) jogász-pedagógus első igazgatója, Karácson Mihály kezdettől nagy gondot fordított az iratok szakszerű nyilvántartására, megőrzésére. Az Ipartanoda 4 éves történetéből 629 darab levél maradt fenn, a legelső témája éppen az intézmény tanszékeinek betöltése, azaz a tanszékvezetők kinevezése. Az Ipartanodában nyolc tanszék működött, ezek egy részét már 1846-ban betöltötték: a mennyiségtan professzora Arenstein József, a kereskedelmi számvitelé Conlegner Károly, a természetrajz és áruismereté Mihálka Antal, a német nyelv és kereskedelemtané Mayer Frigyes, a rajzé Jubal Károly lett. A dokumentum az első, harmadik, negyedik és ötödik tanszékek vezetőinek kinevezését tartalmazza.
A legrégebbi iratok kutathatóságáról még néhány szó. 1919-ig nem maradt fenn semmilyen korabeli segédkönyv, amely az iratok nyilvántartását tartalmazta volna, így az 1846-tól a századfordulóig keletkezett több mint 7000 magyar nyelvű iratot a Levéltár munkatársai egyesével átnéztek, beazonosítottak és utólagos nyilvántartást (darabszintű jegyzéket) készítettek hozzá, hogy pontosan tudható legyen, milyen dokumentumok maradtak fenn az egyetem 19. századi történetéből. Ezek az összeállítások online is elérhetők: https://www.omikk.bme.hu/leveltar/kutatas/segedletek-adatbazisok
