A levéltár gyűjti és őrzi azokat a hallgatói nyilvántartásokat, amelyek rögzítik, hogy melyik karon melyik évfolyamban kik tanultak és oktattak. Évfolyam- és tankörtalálkozók szervezéséhez ezért számos esetben fordulnak a levéltárhoz az egykori társakat megtalálni kívánó hallgatók.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információs Hatóság (NAIH) 2015. október 22-i ezzel kapcsolatban kiadott ajánlása értelmében az évfolyamtalálkozók szervezése céljából a szervezőnek kiadhatók az egykori hallgatók elérhetőségi adatai. A szervező csak olyan személy lehet, aki az adott évfolyam egykori hallgatója volt, ezt a tényt az intézmény köteles ellenőrizni az adattovábbítást megelőzően.

A levéltárban található hallgatói nyilvántartások közül egyedül az oklevél-mintalapok tartalmazzák az oklevél kiadásakor megadott lakcímet (ez sem minden évre, évtizedre jellemző teljeskörűen). További személyes adatok (pl. név, születési adatok, anyja neve) találkozó szervezése céljából nem adhatók ki.

A levéltár továbbá abban tud segíteni, hogy a jogszerűen megismerhető névsorok (pl. nyomtatásban kiadott végzettek listája) hol és hogyan érhetők el,  illetve információt biztosít egy adott évfolyam „történetének” rekonstruálásához (oktatók, tantárgyak, órarendek, fotók stb.).