A hallgatói jogviszony és/vagy a végzettség igazolását ügyfélszolgálati megkeresés során készítjük el a levéltárban őrzött hallgatói törzskönyvek, illetve oklevél-mintalapok alapján. Az ezekben található információk megismerését a Levéltár az alábbi formákban biztosítja a nyugdíjbiztosítással és adategyeztetéssel foglalkozó állami hivatalok, a munkáltatók, az erre jogosult egyetemi szervezeti egységek, illetve közvetlenül az ügyfelek számára (letölthető változat):
Szolgálati idő (hallgatói jogviszony) igazolása
Magyar és/vagy angol nyelven készített igazolás a Levéltárban őrzött törzskönyvi adatok alapján. Jellemzően a nyugdíjjal összefüggő eljárásokhoz szükséges.
Törzskönyvi másolat
A Levéltár állományába tartozó hallgatói törzskönyvekről a Levéltár által készített elektronikus vagy papír alapú másolat. Általában tanulmányok elismertetésével, beszámításával, megfeleltetésével kapcsolatos ügyekben igénylik. A másolatkészítés díjköteles. A Levéltár nem jogosult a másolatok idegen nyelvre történő fordítására.
Törzskönyvi kivonat
A hallgatói törzskönyvben szereplő adatok alapján készített, a jogviszony igazolásnál bővebb tartalmú kivonat, amit általában tanulmányok elismertetésével, beszámításával, megfeleltetésével kapcsolatos ügyekben igényelnek. Akkor készül, amikor a törzskönyv fizikai állapota nem teszi lehetővé másolat készítését. A Levéltár nem jogosult a kivonat idegen nyelvre történő fordítására.
Oklevél-igazolás
Az egyetemi végzettség tényének igazolása magyar és/vagy angol nyelven. Jellemzően munkavállaláshoz szükséges.
Oklevél-mintalap másolat
A Levéltár állományába tartozó, a diploma kiállításának alapjául szolgáló mintalapról a Levéltár által készített másolat. Oklevél-mintalap másolatra általában ahhoz van szükség, hogy a Központi Tanulmányi Hivatal ez alapján az ügyfél bemutatott diplomáját ellenőrizhesse és arról hiteles másolatot készítsen, vagy az elveszített diplomát oklevél másodlattal (második eredeti példány) pótolja. Ezért az ügyintézés egyszerűsítése érdekében a mintalap másolatát közvetlenül a KTH Oklevélcsoportjának adjuk át (egyéb, egyedi esetekben az ügyfél saját használatra is kérhet a Levéltártól mintalap-másolatot, ennek készítése díjköteles).
Az ügyintézéshez szükséges adatlapot kérjük alábbi e-mail címen megküldeni: leveltar@omikk.bme.hu
Adatlap szolgálati idő megkereséshez
Adatlap végzettség (oklevél) megkereséshez
A meghatalmazott útján történő ügyintézéshez szükséges űrlap
Az ügyintézés során kezelt személyes adatokkal kapcsolatos tájékoztatónk itt érhető el: Adatkezelési tájékoztató
Az egyetemi munkatársak részére a levéltárban őrzött hallgatói törzskönyvek, illetve oklevél-mintalapok listája.