Ugrás a tartalomra

A szeptemberi hónap dokumentumával izgalmas iratkezelési és egyben kutatási kérdést járunk körbe.


Mit és mennyi ideig kell megőrizni, hány példányban készül ugyanaz a dokumentum, melyik hová kerül, mi a különbség másolat és másodlat között – csak néhány a gyakori kérdések közül, amely egy szervezet életében iratkezelési szempontból felmerülhet. Mindezekről a Műegyetemen is iratkezelési szabályzat rendelkezik, amelynek célja, hogy a szervezeti egységekhez érkezett vagy ott keletkezett iratokat jól áttekinthető és ellenőrizhető rendszer szerint kezeljék, őrizzék.

A dokumentumok ennek értelmében akkor kerülhetnek hozzánk a levéltárba, ha azokra a napi ügyvitel szempontjából már nincs szükség, helyben sem őrzendők tovább, viszont a bennük szereplő információk maradandó értékűek, így az iratok nem selejtezhetők. További hasznosításuk (ügyintézés segítése információkkal, igazolások készítése, tudományos és egyéb kutatások, büszkeségek és érdekességek bemutatása stb.) már a levéltárban történik.

Mi a teendő, ha valami fontos egyetemi dokumentum mégsem maradt fenn? Idén 50 éves levéltárunk 1846 óta őriz dokumentumokat, amelyek egyik legértékesebb csoportja a különböző műegyetemi vezetőtestületek jegyzőkönyvei, ezek levéltárba adását a mindenkori iratkezelési szabályzatok is tartalmazták. 1848-ban báró Eötvös József kultuszminiszter pedig arról rendelkezett, hogy az egyetemünk akkori elődintézményében, a József Ipartanodában keletkezett jegyzőkönyveket ezentúl két példányban készítsék el, és abból egyet a fenntartó minisztérium is megkapjon. Az indoklást és a másolatkészítés módját is tartalmazó levelet bemutatjuk és szöveghű átiratban is közöljük.

 

(Levéltári jelzete: BMEL VIII. 1. 2. doboz 116/1847-48. sz. irat)

 

751. szám
Vallás- és közoktatási minisztériumtól

A józsefipartanoda igazgatójának

Az ipartanoda ügyében havonkint vezetni, és felsőbb vizsgálat alá terjesztetni szokott jegyzőkönyveket illetőleg úgy közoktatási szempontból, mind a közoktatás magas érdekének mindenkori éber figyelemmel kísérhetéseül szükségesnek itéltetvén: miszerint olly jegyzőkönyvek jövőre az itteni levéltárban visszatartassanak, ennek folytán ön utasitatik, hogy a kitűzött czélnak sikeresítéseül, és saját igazgatósági irattára kiegészitése tekintetéből az ipartanoda tárgyalmányaira vonatkozó jegyzőkönyveket ezentúl két példányban szerkesztesse, és az ide felterjesztendő példányoknak az igazgatósági irattárban maradandóknak tartalmávali azonosságát pontos összeegyeztetés után láttamozásával megerősítve, azokat az eddigi gyakorlathoz képest havonkint mutassa be.

Budapest, májhó 13án 1848.

B. Eötvös József

 

Az Ipartanoda működése során keletkezett iratok közül sajnos mindössze 4 doboz maradt fenn levéltárunkban, ám ezek között nincsenek az említett helyben maradó jegyzőkönyvek. 27 darab dokumentum foglalkozik ugyan velük, de ezek csak a minisztériumi felterjesztés tényéről tudósítanak. A rendelkezésnek köszönhetően azonban a másolatok talán hiánytalanul fennmaradtak, s ha igen, akkor kutathatók a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában (ahol egyébként a Helytartótanács, az 1848-49-es minisztériumok, illetve az abszolutizmuskori polgári igazgatás oktatási iratai között lehet a műegyetemi elődintézményekre vonatkozó iratokat találni).